Une spécificité des Archives départementales : un centre de préarchivage

Affichage plein écran Centre de préarchivage. - <p class="description">ADVO, cl. I. Frizl, 2016.</p>

ADVO, cl. I. Frizl, 2016.

A l’approche des quarante ans du bâtiment Lemercier, appartenant au Conseil départemental du Val-d’Oise et situé à Pontoise, en face des Archives départementales, l’occasion est donnée de parler du centre de préarchivage qui s’y trouve.


 


Bref historique

En  1978, un centre de préarchivage est créé dans les communs du château de Grouchy à Osny pour faire face à l’afflux d’archives des services de la collectivité et de la Préfecture. Puis, ce centre est transféré dans le bâtiment Lemercier, à la faveur du départ d’un service de la Direction départementale des Affaires sanitaires et sociales (DDASS) en 1985, avec une capacité de stockage de 6 km. .Cette capacité a fluctué au gré des réorganisations administratives et des possibilités foncières : un temps réduite à 1,7 km, elle est aujourd’hui de 2,3 km.


Son rôle

Affichage plein écran Centre de préarchivage. - <p class="description">ADVO, cl. I. Frizl, 2016.</p>

ADVO, cl. I. Frizl, 2016.

Ce centre occupe une place stratégique dans le traitement archivistique des documents. Il garantit la bonne conservation des archives et régule le flux de la production papier du Conseil départemental.

Doté d’un équipement adapté (rayonnages, table de tri,…), il reçoit tous les dossiers produits par les services centraux de la collectivité tandis que les services sociaux disposent d’un autre centre mutualisé avec l’ex-DDASS d’une capacité de 3,5 km, en face.

Ces « archives intermédiaires » qui n’ont plus d’utilité courante sont conservées jusqu’à expiration de leur durée d’utilité administrative puis triées. Les archives historiques sont alors versées définitivement aux Archives départementales les autres sont éliminées, après visa du service concerné et du directeur des Archives départementales.

Le centre prend en charge aujourd’hui en moyenne entre 100 et 150 mètres linéaires (ml) d’archives par an, soit un peu plus que la longueur d’un terrain de football, et en élimine en moyenne deux tiers. Ainsi en 2015, 165 ml d’archives ont été versés amenant le taux d’occupation du centre à 91 %.


Les services demandeurs

Dix-huit directions et quatre-vingts services départementaux peuvent solliciter le préarchivage de leurs archives. Les plus pourvoyeuses d’archives sont  la Direction de l’éducation et des collèges, et celle des Finances avec respectivement, 60 ml pour l’un et 40 ml pour l’autre, versées en 2015. Ce sont les pièces justificatives comptables qui génèrent un tel volume d’archives. Le centre doit être en capacité d’accueillir au moins dix ans les factures, états liquidatifs et mandatements, qui occuperont  à terme au minimum 1 kml de  rayonnages. L’équilibre est donc fragile et la saturation des locaux toujours envisageable.


Les archivistes receveurs

Deux à trois personnes sont en relation avec les services pour les aider à organiser leurs archives avant versement. L’équipe gère ensuite les versements, les éliminations et la conservation. Ces archives restent communicables aux services qui les ont produites, soit environ 300 dossiers demandés par an.

Dans un proche avenir le métier s’adaptera à la production d’archives intermédiaires dématérialisées, mais gageons qu’il s’écoulera encore quelques dizaines d’années avant qu’un Data Center ne le supplante !

Isabelle Frizl, Service des Archives contemporaines
Archives départementales du Val-d’Oise
Octobre 2016


haut de page