Transmettre vos archives

Vous souhaitez confier vos archives à la Direction des Archives départementales du Val-d’Oise, mais vous ne savez pas comment procéder : contactez le service des archives contemporaines qui vous aidera à préparer votre versement.

Les services du Conseil départemental du Val d’Oise trouveront les procédures internes sur l'Intranet.

A quel moment archiver ?

ICPE - Extension parking des Trois Fontaines. (jpg - 3838 Ko)

ICPE - Extension parking des Trois Fontaines, 1991, ADVO, 2404 W 195

  • Quand vos locaux sont saturés ou qu’un déménagement est prévu.
  • Quand vous produisez des documents à forte valeur juridique (ex : minutes judiciaires, , dossiers de naturalisation, ...).
  • Quand vos documents témoignent de l’activité de votre service ou sont importants pour la recherche historique (ex : rapports d’activités, organigrammes, comptes rendus de décisions…).
  • Quand la préservation physique des documents ou l’intégrité de ces derniers sont menacés.
  • Quelle que soit la situation, une prise de contact rapide et le plus en amont possible avec les Archives départementales rendra la procédure plus aisée.

Qu’est-ce qu’un versement ?

 (jpg - 5776 Ko)
  • Le transfert de responsabilité de vos archives au directeur des Archives départementales à titre historique,
  • Le transfert physique de vos boites d’archives vers notre bâtiment de conservation.

Au préalable, vous devez vous assurer que :

  • Les documents ont atteint leur durée d’utilité administrative (DUA).
  • Les éliminations réglementaires ont été faites notamment en cas de problème de saturation des locaux Voir Détruire vos archives.

Tout peut-il être transmis ?

Les dossiers doivent être épurés au préalable   brouillons, documents en doubles (copies multiples) doivent être extraits pour destruction.

Comment transmettre vos archives ?

 (jpg - 121 Ko)
  • Rédiger un bordereau de versement : modèle ci-dessous (mode d’emploi) à soumettre pour validation aux Archives départementales
  • Définir avec les Archives départementales la date et les modalités de prise en charge. Les services du Conseil départemental du Val d’Oise trouveront des procédures internes spécifiques sur leur intranet.

L’organisation de la prise en charge sera convenue avec le service des archives conteporaines.

Pour nous contacter :
Service des archives contemporaines

Bon à savoir

Vous vous demandez pourquoi nous vous donnons des numéros suivis de « W » ?

Cette série unique des “archives contemporaines” a pris la suite en 1979 du cadre de classement alphabétique utilisé auparavant, elle concerne toutes les archives publiques produites depuis le 10 juillet 1940 (vote des pleins pouvoirs au maréchal Pétain). A l’exception de certains fonds qui restent ouverts (état-civil, archives notariales), et d’autres qui sont clos plus tardivement (hypothèques).

Les archives sont désormais classées par ordre d’arrivée, et non plus par thème. Pour des raisons de gestion rationnelle des flux.

Pourquoi « W » ? Parce que c’était la seule lettre restante dans le cadre de classement des Archives départementales.

Parlez-vous archive ?

Rédiger un bordereau de versement

Les principales étapes de l'archivage

Détruire/Conserver