Que dit la réglementation ?

Vos responsabilités

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Signature d'un bordereau, 2013, ADVO, 2318 W 272.

Le livre II du Code du Patrimoine fixe les responsabilités des collectivités en matière d’archives. Les structures intercommunales sont soumises aux mêmes règles que les communes.

Une gestion réglementée

La commune est propriétaire de ses archives. Produites par une structure publique ou ayant une mission de service public, elles ont le statut d'archives publiques et de ce fait sont imprescriptibles et inaliénables : elles ne peuvent être détruites sans autorisation de l’Etat.

L'entretien des archives est une dépense obligatoire des collectivités mentionnée au Code général des collectivités territoriales.
Les archives d’une collectivité sont placées sous la responsabilité de son exécutif.
Elles doivent être conservées dans un bâtiment public, sauf en cas d'externalisation réglementaire. A noter que les agents publics en charge de la gestion des archives sont tenus au secret professionnel.

Le rôle du directeur des Archives départementales

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Rayonnages mobiles, 2013, ADVO, 2318 W 42.

Fonctionnaire d’Etat recevant délégation du préfet, le directeur des Archives départementales exerce un rôle de contrôle scientifique et technique sur les archives des communes, des groupements de communes et de leurs établissements publics :

  • Il se déplace en commune pour s’assurer de l’état des conditions de classement, de conservation et de communication des documents.
  • Aucune élimination d’archives ne peut se faire sans son autorisation.
  • Il donne son avis technique sur les projets de restauration, reliure ou numérisation des archives historiques ainsi que sur les travaux de construction et d’aménagement de locaux d’archives.

Le dépôt auprès de la Direction des Archives départementales

Le Code du patrimoine prescrit le transfert des archives historiques des communes de moins de            2 000 habitants aux Archives départementales. Le dépôt n’entraîne pas cependant le transfert de propriété : la commune reste propriétaire des archives communales déposées et aucune élimination ne peut être faite sans l’avis du Conseil municipal. La Direction des Archives départementales prend en charge leur conservation et réalise en particulier la numérisation des registres de délibérations déposés.

Le récolement réglementaire

A chaque changement d'exécutif, une procédure de récolement doit être engagée. Il s'agit de dresser un état des lieux des archives de la collectivité. Un procès-verbal et une liste des documents tiennent lieu de décharge pour l'exécutif sortant. Ces deux documents doivent être signés par les exécutifs sortant et entrant, même s’il s’agit de la même personne ; un exemplaire doit être transmis au Directeur des Archives départementales. Des modèles sont à votre disposition pour vous aider dans cette démarche.

Pour nous contacter
Service des archives communales et de l'Inventaire du patrimoine

 

Boîte à outils du récolement réglementaire