Les archives publiques sont librement communicables. Toutefois certains contenus sont soumis à des délais de communicabilité spécifiques.

Certains documents ou données produits par l’administration contiennent des données à caractère personnel (DCP), c’est-à-dire « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Le règlement ne s’applique qu’aux personnes vivantes.

En vigueur depuis 2018, il a pour effet de renforcer le droit des personnes à l’égard de leurs données à caractère personnel.

Tous les organismes, publics et privés qui traitent des données à caractère personnel, qu'elles soient sur papier ou numérique– sont concernés par le champ d’application du RGPD dès lors qu’il concerne des personnes résidant dans l’Union européenne.

Certaines données dites “sensibles” sont soumises à une protection renforcée, il s’agit notamment des informations concernant l’origine ethnique, les opinions politiques, religieuses ou philosophiques, la vie sexuelle et les informations génétiques et de santé.

Chaque service public a obligation de nommer un délégué à la protection des données (DPD ou DPO) qui s’assure, en lien avec les archivistes, que les données à caractère personnel :

• Ne sont pas conservées au-delà des besoins de l’administration courante,
• Qu’elles sont par la suite transmises à un service public d’archives dès lors qu’elles présentent un intérêt scientifique, historique ou statistique ou, dans le cas contraire, détruites.

Cela signifie par exemple que des données qui n'ont plus à figurer dans une base de données au titre de la protection des DCP doivent faire l'objet d'une analyse par l'archiviste qui indiquera si ces données peuvent être effectivement détruites ou bien si elles ont vocation à être transférées dans un système de conservation pérenne sécurisé.

Par ailleurs, la publication de données à caractère personnel sur Internet est également très encadrée par la CNIL. Des pages sont dédiés aux professionnels. 

La CADA est l’autorité de référence en matière de libre accès aux documents administratifs et de réutilisation des informations publiques par les particuliers. Elle peut être saisie par n’importe quel usager ou autorité administrative en cas de refus d’accès.
Un service administratif peut demander conseil auprès de la CADA « pour la mise en œuvre du droit d’accès ou du droit à réutilisation ».
La CADA publie sur son site Internet des conseils et des avis administratifs sur des demandes précises de documents par des usagers.

Les services d’Archives ne dérogent pas au cadre commun de respect de la propriété intellectuelle.