Préserver vos archives

Préserver les archives papier

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Magasin d'archives, 2013, ADVO, 2318 W 30.

La bonne conservation de vos archives vous incombe, qu’elles soient dans vos murs ou dans une annexe mutualisée ou non. Conditionnements et rayonnages adaptés, mise sous clé, détection incendie, ventilation, gestion du risque dégât des eaux,… sont autant de points à vérifier, notamment lors de l’installation d’un nouveau local.

Préparer un déménagement

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Construction de la préfecture du Val-d'Oise, s. d., ADVO, 1773 W 1.

Anticiper votre réflexion en y associant la Direction des Archives départementales que ce soit pour le tri de vos archives existantes, pour concevoir l’aménagement de vos futurs locaux ou étudier une mutualisation ou une externalisation.
En amont

  • Définir ses besoins de stockage : capacité, localisation en fonction de la fréquence d’utilisation,…
  • Organiser préalablement les documents, classer les vracs et les arriérés, procéder aux tris nécessaires et aux transferts aux Archives départementales

Au moment du déménagement

  • Conditionner en cartons de déménagement clairement identifiés : numéro, lieu d’origine et zone de destination
  • Dresser en parallèle un inventaire détaillé qui vous permettra de retrouver l’ordre des cartons et les localisations de départ et d’arrivée
  • Vérifier grâce à l’inventaire si le nombre et l’état des boîtes sont corrects et que les implantations prévues ont été respectées

Gérer un sinistre

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Archives sinistrées sous des combles, ADVO, 2240 W 22.

Il convient de contacter la Direction des Archives départementales dans les meilleurs délais pour avoir les conseils les plus adaptés à votre situation.

Mutualiser, externaliser vos archives

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Rayonnages mobiles, 2013, ADVO, 2318 W 80.

Le Code du patrimoine permet aux services publics de mutualiser la conservation de leurs archives papier ou numérique dans un bâtiment commun et/ou de les externaliser chez un prestataire agréé à cet effet. Cette dernière option n’est généralement rentable que pour des volumes importants.

Tout recours à l'externalisation doit faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de la Direction des Archives départementales avec transmission du contrat envisagé.

Pour nous contacter

Service des archives contemporaines

Aménagement de locaux

Conservation matérielle

En cas de sinistre

Protéger les donnés