Au sein de l’étude, les minutes notariales doivent être identifiées dans des boites sur lesquelles apparaissent : typologie documentaire, nom du notaire et dates extrêmes des documents.

Les répertoires chronologiques et les tables alphabétiques, quand ces dernières existent, doivent être soigneusement conservés à part.

Les boîtes contenant les minutes doivent être entreposées dans un local pourvu de rayonnages. Dans la mesure du possible, celui-ci doit être exclusivement dédié au stockage, sans point d’eau ni canalisation à proximité et éloigné de tout lieu dangereux, comme la chaudière par exemple. Il doit être fermé et non accessible aux personnes extérieures à l’étude.

Si besoin, isoler rapidement les documents présentant des traces d’humidité ou de moisissures (par exemple dans une caisse à part) pour éviter toute propagation de l’infestation. Contacter rapidement ensuite la Direction des Archives départementales qui fera prendre des dispositions spécifiques pour une désinfection chez un prestataire.

De bonnes conditions de conservation, une bonne identification des minutes et une réintégration rigoureuse des minutes empruntées aux boites garantissent un gain de temps dans la recherche des actes. Cela favorise surtout le moment venu un versement rapide à la Direction des Archives départementales.