Définir les années à prendre en charge, le volume et le délai d’intervention.
Les archivistes vous donneront toutes les explications sur la procédure à suivre, en particulier pour la rédaction du bordereau de versement, le choix et la quantité des boîtes neutres à commander et qui sont à votre charge.
Les références des boites et du prestataire sont transmises par mail et un accord de principe de l’étude notariale permet d’enclencher la procédure de collecte.

Un premier déplacement de notre équipe a lieu pour repérer et confirmer les volumes à prendre en charge, pour vérifier leur état sanitaire et pour organiser avec vous les modalités du versement de vos archives. Un compte-rendu est rédigé pour définir le domaine d’intervention de chacun. La commande de boites neutres et le délai de livraison de celles-ci à la Direction des Archives départementales permettent ensuite de décider d'une date de collecte des documents. 
Un second déplacement a ensuite lieu pour collecter vos archives, transportées dans nos véhicules.

Celui-ci est réalisé par les archivistes. Les répertoires chronologiques, les tables alphabétiques et tout document ayant un intérêt historique ou esthétique seront numérisés. La Direction des Archives départementales vous tiendra informé lorsque l'inventaire détaillé sera terminé et lorsqu'il sera consultable sur le site Internet et les documents communicables en salle de lecture.