Gérer vos archives

Durée de conservation et sélection

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ADVO, E-dépôt55 1D2.

La gestion des archives inclut en particulier les opérations suivantes :

  • Identifier et décrire les documents et données.

  • Déterminer leurs durées de conservation.

  • Organiser leur stockage et leur préservation ou l'élimination des données dont la durée d'utilité administrative est échue.

Ces actions sont autant de compétences de l'archiviste. Les délais de conservation des documents et données sont établis en fonction de leur utilité administrative, qui correspond le plus souvent aux délais légaux de prescription en matière civile ou pénale, mais aussi en fonction de leur intérêt informatif et historique.

La détermination et la gestion des délais de conservation sont en outre nécessaires pour la mise en œuvre du RGPD.
Les questions liées à la communicabilité des données sont du ressort de la Commission d’accès aux documents administratifs. Le site @docs est un outil fiable pour s'orienter sur les questions de communicabilité.

Classer ou faire classer

Les petites communes peuvent encore utiliser le système de classement thématique pour leur archives définitives. En revanche, les collectivités plus importantes auront tout intérêt à adopter un classement en continu.
Vous souhaitez faire appel à un prestataire extérieur pour procéder au classement tels que le Centre interdépartemental de gestion ou une société privée d’archivage ? La Direction des Archives départementales peut vous assister dans la définition de vos besoins et doit obligatoirement être préalablement avertie.

Attention ! En raison de la confidentialité de certains documents et de la méthodologie spécifique à mettre en œuvre, il est fortement déconseillé de confier le classement à des personnes extérieures à la collectivité (bénévoles, associations locales…).

Eliminer

Aucune élimination d’archives publiques ne peut se faire sans l’autorisation préalable du directeur des Archives départementales, sur la base d'un bordereau d'élimination signé par le maire ou le président, préalablement à toute destruction de document.
A noter : la destruction, le détournement ou la soustraction d’archives publiques par un officier public ou un agent public sont passibles de sanctions pénales en vertu des dispositions du Code pénal.

Mutualiser, externaliser ?

La législation permet la mutualisation des archives papier et des archives électroniques. Un EPCI est propriétaire et responsable des archives qu'il produit. Au-delà de ses propres données et documents, il peut également choisir d'exercer une fonction archives vis-à-vis de ses communes membres :

  • Mise à disposition par l'EPCI d'un archiviste agent de l'intercommunalité pour classement des fonds communaux.

  • Création d'un local intercommunal dédié accueillant les archives de communes membres.

Toute opération de mutualisation doit faire l'objet d'une convention transmise au Directeur des Archives départementales.
La mutualisation d'archives numériques est encadrée par le Code du patrimoine.
L'externalisation, c'est-à-dire la conservation d'archives chez un prestataire dit « tiers-archiveur » n'est possible que pour des archives intermédiaires et sous certaines conditions. En aucun cas les archives historiques ne peuvent être externalisées. Pour les archives papier, cette option n'est généralement rentable que pour de très importants volumes.

Pour nous contacter
Service des archives communales et de l'Inventaire du patrimoine

Les délais de conservation

La Direction des Archives départementales vous accompagne dans l’utilisation des outils réglementaires :

Les registres de délibération

La Direction des Archives départementales est compétente pour répondre à vos questions.