Beaucoup de données sont à présent produites exclusivement numériquement : messagerie électronique, logiciels métier... Elles ont le statut d'archives publiques avec les mêmes obligations que pour les archives papier.
Pour en assurer la conservation, il est primordial de réaliser très en amont le repérage des données destinées à un archivage numérique à long terme.
Au même titre que les documents papier, cette production est le reflet d’une activité, et peut avoir :

• Une valeur pour la continuité de service.
• Une valeur juridique engageante : au regard de la loi, un document numérique a désormais valeur de preuve.
• Une valeur historique et patrimoniale.

Les archives publiques électroniques sont des documents produits de manière dématérialisée :

• Soit créés directement électroniquement, dans un environnement dit « numérique natif » : documents bureautiques et tableurs, bases de données, messageries, images, vidéos, fichiers audio, données de vos logiciels métier, etc.
• Soit scannés à partir d’un document papier. Cette numérisation n’est qu’une opération de copie : l’original reste toujours le document papier. Numériser ne donne pas systématiquement le droit de détruire l’original. (voir notre fiche-conseil [lien interne])
• Soit intégrés dans une procédure dématérialisée, par exemple dans un outil électronique de création et de gestion de documents (GED, ...). La dématérialisation peut alors concerner tout ou partie d’une procédure telle que la chaîne comptable, la signature électronique de bons de commande ou les marchés publics.

→ Consultez notre fiche pratique « Que sont les archives électroniques ».

L’archivage électronique est un ensemble de procédures et d’outils. L’objectif est de procéder à la sélection puis la conservation fiable et pérenne des données. Cet ensemble comprend la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE). Il garantit l’authenticité, la pérennité, la traçabilité, et la sécurité renforcée des documents.

→ Il est donc primordial d’identifier et de nommer correctement les documents qui seront archivés et de les différencier de ceux qui ne le seront pas.

• L’archivage électronique n’est pas une sauvegarde simple sur serveur ou ordinateur. Il s’agit au contraire d’un système de conservation pérenne.
• Ce n’est pas non plus « tout numériser », car quand l’original est le papier, il reste le document de référence (sauf cas particuliers de dématérialisation encadrée, et préalablement validée par le Directeur des Archives départementales).

Les documents électroniques, comme les documents papier, sont donc, à l’issue d’un certain délai (“délai d’utilité administrative” - DUA), soit :

• A transférer au service d’archives compétent.
• A détruire avec l’accord du Directeur des Archives départementales.

Pour la gestion des données à caractère personnel concernées par le RGPD, reportez-vous à nos conseils spécifiques.