Détruire vos archives

Tout peut-il être éliminé ?

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Destruction d'archives, 2013, ADVO.

La destruction d’archives est réglementée (Code du patrimoine) et soumise à l’autorisation du directeur des Archives départementales au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat SAUF pour :

  • Les brouillons non confidentiels.
  • Les exemplaires multiples.
  • La documentation provenant d’un autre service.

Le visa du directeur des Archives départementale doit être demandé à chaque nouvelle destruction. Il ne peut pas être délivré d’autorisation unique et perpétuelle à un service.

La destruction, le détournement ou la soustraction d’archives publiques par un agent public sont passibles de sanctions pénales en vertu des dispositions du Code pénal.

Comment demander l'autorisation de destruction ?

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Signature de bordereau, 2013, ADVO, 2317 W 142.

  • A l’aide des textes réglementaires et des consignes de la Direction des Archives départementales, s’assurer que les documents sont arrivés au terme de leur durée d’utilité administrative (DUA) et que leur sort final est la destruction.
  • Rédiger un bordereau d’élimination à l’aide du mode d’emploi.
  • Transmettre le bordereau à l'adresse suivante archives.contemporaines@valdoise.fr au service qui s’assurera de sa conformité.
  • Après modifications éventuelles et validation de la Direction des Archives départementales, envoyer, par voie postale, le bordereau papier signé par votre directeur ou votre chef de service en 2 exemplaires aux Archives départementales.
  • Un exemplaire signé par le directeur des Archives départementales vous sera retourné pour signifier l’autorisation de destruction des documents. Ce bordereau est une preuve juridique que votre service doit conserver : il prouve que les documents ont existé et vous décharge de leur destruction.

Comment détruire matériellement les archives ?

  • La destruction est à votre charge. Les services du Conseil départemental trouveront des procédures internes spécifiques sur l’intranet
  • Lorsque les archives destinées à la destruction contiennent des données à caractère personnel, elles ne peuvent être jetées dans les corbeilles à papier ni les bennes à ordures ménagères. Consulter la page Protéger les informations.
  • Demander un bon de destruction au prestataire ou à l’usine d’incinération pour authentifier la destruction de vos documents

Les principales étapes de l'archivage

Détruire/Conserver

Rédiger un bordereau d'élimination

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