La direction des Archives départementales du Val-d’Oise a fait le choix de mettre en place un service dédié à la gestion de son logiciel métier. Aujourd’hui constitué de trois personnes, le Service des technologies de l’information dématérialisée (STID) vient d’achever une importante opération dans ce logiciel de reprise de données que sont les informations contenues dans les documents d'archives et d'inventaire du patrimoine. Alexandra Machado et Caroline Pompier, deux de ses membres, nous en expliquent les enjeux.

A.M : « Il permet de gérer les documents : leur identification, leur emplacement, leur volume, leur communication en salle de lecture, etc. Mais c’est aussi notre outil de diffusion des contenus scientifiques sur le site Internet. »

A.M : « Lorsqu’ils classent les fonds d'archives, les archivistes rédigent leurs inventaires – dits instruments de recherche – sous forme de tableaux Excel qu'ils transmettent au STID. Celui-ci importe ces données dans le logiciel, après avoir vérifié leur exactitude, sur les plans archivistique et technique. Elles sont alors transformées en un langage informatique, dit XML, pour être publiées sur le site Internet. 
C.P : « Nous gérons également la conservation, sur trois serveurs différents, des fichiers-images numérisés des documents. Via le logiciel, nous les rattachons aux notices descriptives des inventaires, pour permettre leur consultation en ligne ».

C.P : « Nous avons changé de logiciel métier. Le public a pu l’utiliser début 2018 mais pour cela, nous avons commencé dès juin 2017 la correction des anomalies repérées dans l’ancien logiciel, sur nos 400 000 cotes. En effet, malgré les vérifications quotidiennes, des erreurs de frappe, d’emplacement des documents dans les magasins de stockage, de taille de boîtes, de délais de communicabilité, avaient été relevées. L’enjeu était de ne pas transférer de données erronées et, bien sûr, de ne pas en perdre !
A.M : « Puis à partir du printemps 2018, nous avons procédé à la reprise des 577 inventaires déjà disponibles sur notre site Internet. En parallèle, nous avons formé nos collègues à l’outil et aux nouvelles procédures à adopter. »

C.P : « L’ancien et le nouveau logiciel présentaient des différences dans la structuration et l’écriture des données. Sans ce travail, les internautes n’auraient plus obtenu de résultats lors de leurs recherches sur notre site. »
A.M : « Il a fallu normaliser toutes les dates, vérifier tous les termes d’indexation – noms de lieux, mots matière… Les fichiers-images des documents numérisés ont dû être rattachés à nouveau à leurs notices descriptives, ce qui a demandé des milliers de manipulations. Nous avons dû recréer également des milliers de liens d'accès aux notices en ligne. Précisons que chaque correction a nécessité la vérification d’environ 80 000 notices... »

A.M : « La phase de correction a duré environ une année, sans compter les difficultés techniques qui ont pu retarder les dernières phases de vérification. »

C.P : « Notre salle de lecture est restée fermée quelques semaines fin 2017/début 2018. A la réouverture, nos lecteurs ont dû s’habituer à une nouvelle interface de commande des documents. Sur le site Internet, aucun nouvel inventaire électronique n’a été publié durant la période de correction, mais nous avons continué à y verser des inventaires au format PDF. »
A.M : « La mise en ligne des inventaires corrigés s’est faite le 2 octobre 2019, de façon totalement transparente pour les internautes. En revanche, nous avons aussi publié depuis cette date 60 nouveaux inventaires et mis en ligne près de 162 700 pages numérisées. Tout le travail, visible ou non, fourni depuis un an et demi nous permet aujourd’hui de proposer un site Internet plus riche que jamais en termes de contenus scientifiques et extrêmement qualitatif. »