Connaître les archives

Notre rôle

Construction du bâtiment des Archives départementales. (jpg - 2159 Ko)

Construction du bâtiment des Archives départementales, 1983-1984, ADVO, 2240 W 17.

La Direction des Archives départementales vous accompagne pour :

  • Établir conjointement avec vous des consignes et règles de tri.
  • Instruire vos propositions de destruction ou de transfert aux Archives départementales.
  • Vous conseiller pour des missions de classement et de tri interne.
  • Vous aider et vous conseiller en matière d’aménagement de locaux et/ou d’externalisation d’archives chez un prestataire agréé.

Le rôle du directeur des Archives départementales :
Fonctionnaire d’Etat recevant délégation du préfet, le directeur des Archives départementales exerce le contrôle scientifique et technique sur les archives des administrations présentes sur le territoire départemental :

  • Il valide les propositions de destruction papier et électroniques mais également les consignes de tri des documents
  • Il rend un avis sur les aménagements de locaux de conservation d’archives
  • Il signale au préfet tout sinistre (inondation, incendie), détournement ou dégradation d’archives
  • Il suit les projets de dématérialisation des archives et d’archivage électronique.

Vos responsabilités légales

En application du livre II du Code du patrimoine, il vous appartient en tant qu’agent d’un service public de :

  • Conserver vos documents et données dans de bonnes conditions et jusqu’à l’expiration des délais réglementaires dits « délais d’utilité administrative » (DUA).
  • À l’issue de la DUA, assurer leur destruction ou leur transfert aux Archives départementales pour conservation définitive.
Pour nous contacter :
Service des archives contemporaines

Des archives et des hommes

Transcription - Vidéo de 3.10 minutes sur le circuit des archives, de leur constitution à leur communication

Un homme entre dans le bâtiment des Archives départementales du Val-d’Oise, probablement pour venir consulter des archives en salle de lecture.

Des rayonnages d'archives puis des rayonnages de dossiers suspendus d’une classothèque (lieu où sont classés des dossiers individuels) apparaissent alors à l'écran. 20 km d’archives et d’ouvrages sont conservés.

La responsable de la classothèque range des dossiers dont l'instruction est close. On la retrouve ensuite dans son bureau où elle empile des dossiers sur un chariot (les images s’accélèrent) qu’il est temps d'archiver. 1,2 km d’archives entre par an. On voit cette même personne téléphoner ensuite aux Archives départementales pour effectuer le versement de ces archives. Les archivistes partent alors en camion sur le site principal du Conseil général pour les collecter. Les containers d'archives prêts à partir sont posés sur un chariot. Pendant ce temps, une archiviste signe le bordereau de versement préparé par la responsable de la classothèque, après en avoir vérifié la conformité.

Sur un double écran sont mis en parallèle, le processus d’élimination (écran de gauche) et de conservation des archives emportées (écran de droite). Une partie des archives est officiellement détruite et le papier recyclé de manière éco-responsable par une entreprise spécialisée : ici le groupe Paprec. Cela représente 420 mètres par an. Les autres documents sont conservés, soit 800 mètres par an. On voit s’affairer des personnes : sur l’écran de gauche, du personnel du groupe Paprec remplit le camion pour l’élimination et l’on suit ensuite le processus dans l’usine (déchiquetage, mise sur tapis roulant, broyage, compactage) pour en faire du papier recyclé ; sur l’écran de droite, des archivistes transportent et rangent sur des étagères dans le bâtiment des Archives départementales les boîtes nouvellement collectées.

On passe ensuite à la salle de tri où l’archiviste entre avec les containers, posés sur un chariot, afin de classer leur contenu. Ainsi, 580 mètres d'archives sont classés par an. Avec des gants, elle prend une boîte, type boîte à archives achetée dans le commerce, l'ouvre et en extrait les dossiers pour les reconditionner. Au préalable, elle ôte tout élément qui pourrait dégrader les documents  dans le temps; ici, des pochettes transparentes. Puis elle les met dans des pochettes papier à Ph neutre avant de les ranger dans une boîte grise spécialement conçue en matériau neutre. L’archiviste termine le travail de classement en complétant ou modifiant la version numérique du bordereau de versement d'archives. Cette version sera validée et indexée pour être consultable sur le site Internet des Archives départementales. La séance en salle de tri se termine par un plan général où trois personnes travaillent sur des archives anciennes ou récentes.

Une fois ce travail fait, on voit les archivistes transporter les archives reconditionnées sur une armoire roulante et les déposer dans un magasin de stockage, sur des rayonnages, dont certains sont mobiles. Les archives ainsi conservées sont désormais consultables en salle de lecture par le public.

Un plan général montre des lecteurs en salle de lecture. Une jeune femme valide sa demande de cote sur un ordinateur. 9 000 documents sont ainsi consultés par an. Un magasinier rapporte sur un chariot les documents demandés par la lectrice. Celle-ci présente sa carte de lecteur à un agent d’accueil qui enregistre électroniquement la remise du document pour consultation et lui remet une des boîtes. Pendant ce temps, un autre lecteur photographie un plan, d’autres assis consultent des documents, avec ou sans gants, ou prennent des notes au crayon.

Réalisation Philippe Lhomel

Remerciements au groupe Paprec

Conseil départemental du Val-d'Oise/Direction des Archives départementales/2013

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