Archives ?

Définition

« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.» (Code du patrimoine, article L 211-1 ).
Cette définition n’est pas restrictive, ni en termes de support (archives électroniques, plans, photographies...) ni en termes de dates. Les documents et données les plus récents ont donc d'ores et déjà le statut d'archives.

L'intérêt d'une bonne gestion

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Archives communales, 2014, ADVO.

L'ensemble de ces données revêt à la fois une valeur probante, une valeur informative et potentiellement une valeur historique et patrimoniale.

On distingue traditionnellement trois stades : les archives courantes, intermédiaires et définitives.

1. Les archives courantes sont les documents utilisés quotidiennement par les services.

2. Les archives intermédiaires sont les documents archivés dont la conservation est assurée en particulier pour leur valeur juridique et qui ont encore une utilité administrative.

3. Les archives définitives sont celles qui, passé le stade d'archives intermédiaires sont considérées comme matériau historique et patrimonial. Toutes les archives intermédiaires n'ont pas vocation à passer au stade d'archives définitives : une opération de sélection permet l'identification de ces données historiques.

La gestion des documents et données permet d'assurer :

  • Une bonne organisation administrative des services.

  • La gestion des données à caractère personnel dans le cadre du RGPD

  • La transparence démocratique.

  • La transmission du patrimoine du territoire.

La gestion des archives des collectivités est encadrée par la législation.

Pour nous contacter
Service des archives communales et de l'Inventaire du patrimoine

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