Une démarche d’adoption nécessite l’obtention préalable d’un agrément auprès de l’administration. La demande d'agrément permet de s'assurer que les conditions d'accueil sur les plans familial, éducatif et psychologique correspondent aux besoins et à l'intérêt d'un enfant adopté.
Chaque dossier contient le sous-dossier de demande d'agrément avec pièces administratives : courrier de demande initiale, copie de pièce d'identité et d'acte de naissance, certificat médical, extrait de casier judiciaire vierge, avis d'imposition, attestations, questionnaire portant sur la situation familiale et sociale, correspondance ; suivi du dossier d'instruction proprement-dit : rapports de l'assistant socio-éducatif et du psychologue, extrait du procès-verbal de la commission d'agrément, notification de décision, en l'occurence de refus.
Le dossier peut se compléter d'un dossier de recours gracieux, possible dans un délai de deux mois après la décision : courrier de contestation, note au président du conseil départemental justifiant la décision, copie de la réponse du président, correspondance. En cas de décision positive, une réinstruction est établie, éventuellement appuyé d'un rapport de réévaluation par un autre département. En cas de recours au tribunal administratif, de nouveau sous deux mois, un nouveau dossier s'ajoute : copie de la correspondance, original du rapport en commission permanente pour autorisation en défense, copie de délibération, avis d'audience publique, copie du mémoire en défense, jugement. Dans le cas du versement 2647W, les dossiers comportant un recours, en particulier un volet contentieux, ont été séparés certaines années. Il est cependant préférable de vérifier sur l'année recherchée l'abscence effective d'un recours dans l'autre partie de ce versement.
La conservation de ces dossiers refusés et le cas échéant, augmentés d'un ou deux types de recours, éclairent à la fois le parcours des candidats à l’adoption, la procédure en cas de contestation d’une décision du Conseil général, ainsi que l’expertise des services du département en terme d’adoption : avis de la commission, appui sur les rapports des professionnels, recours aux services de l’ASE d’autres départements pour réévaluer les candidats à l’adoption.