Numériser : oui mais quoi ? Pourquoi ? Comment ?

Qu’avons-nous sélectionné ?

Affichage plein écran  - <p class="description">Numérisation d'une archive, ADVO, 2015.</p>

Numérisation d'une archive, ADVO, 2015.

Vous nous posez régulièrement des questions à ce sujet.

Numériser nos 22 kilomètres d'archives serait tout simplement impossible et extrêmement coûteux. Nous avons donc bâti un plan depuis plus de dix ans selon des critères bien précis.

Les premières campagnes de numérisation dont les images sont déjà en ligne ont porté sur :

  • les documents d'intérêt généalogique les plus consultés (registres paroissiaux et d'état civil, tables décennales, listes nominatives de recensement de population) ;
  • des grands formats dont la communication en salle de lecture s'avère complexe (plans d'intendance, plans par masse de culture, plans du cadastre napoléonien) ;
  • des fonds iconographiques (aquarelles, dessins).

 Les campagnes actuelles privilégient :

  • des documents dont le support est fragilisé telle que la presse locale antérieure à 1940 imprimée sur du papier acide (Le Progrès de Seine-et-Oise, Le Journal d'Argenteuil, L'Echo pontoisien et Le Régional de Seine-et-Oise) ;
  • des documents synthétiques pouvant servir de clés d'entrée à d'autres documents (les répertoires chronologiques et les tables alphabétiques des clients dans les fonds notariaux ainsi que les tables de décès dans les fonds des bureaux d'enregistrement) ;
  • des collections ou documents iconographiques isolés présentant un intérêt esthétique (cartes postales, affiches, photographies, plans) ;
  • des collections symboliques de l'activité des communes de moins de 2 000 habitants dont les fonds nous sont déposés (registres de délibérations).

Chaque année nous programmons et réalisons ainsi la numérisation d'environ 100 000 pages qui s'ajoutent aux demandes de reproductions numériques que vous nous faites aussi régulièrement en tant qu’usagers. Nous y consacrons en moyenne 27 000 €.


Pourquoi cela prend-il autant de temps ?

Affichage plein écran  - <p class="description">Numérisation d'une archive, ADVO, 2015.</p>

Numérisation d'une archive, ADVO, 2015.

Quand on dit numérisation, on pense spontanément uniquement à l'opération de reproduction des documents. Or ce n'est pour les archivistes qu'une étape parmi une longue chaîne de travail.

  • En premier vient toute la préparation matérielle des archives : remise en ordre et foliotage des feuillets, repérage des points de fragilité des supports (déchirures,…) voire, pour les documents les plus abîmés, restauration préalable, conditionnement et sortie des magasins de stockage avec la mise à jour du logiciel métier pour les rendre incommunicables en salle de lecture le cas échéant.
  • Vient en parallèle un important travail intellectuel. Les documents  doivent être décrits et cotés définitivement dans un instrument de recherche. Cela permet d'attribuer un identifiant unique à chacune des images numériques mais aussi à terme de les accrocher à des notices documentaires sur le site Internet.
  • Les archivistes définissent ensuite des choix techniques de numérisation en optimisant les coûts de l'opération immédiats (réalisation interne ou externalisée ; caractéristiques de numérisation) et différés (stockage des fichiers numériques sur les serveurs informatiques de la collectivité)..
  • Les opérations de numérisation faites, les archivistes effectuent un contrôle qualité (image et nommage).
  • Une fois les images validées, les documents peuvent réintégrer les magasins et être remis en communication moyennant une mise à jour du logiciel.
  • Elles sont finalement intégrées sur notre site Internet pour permettre leur consultation et rangées précieusement sur nos serveurs informatiques où elles sont très régulièrement vérifiées.

Plusieurs mois de travail quotidien se sont ainsi écoulés au bénéfice de tous. Alors merci pour votre patience et votre compréhension !  Nous vous tiendrons bien entendu très régulièrement au courant des « Aller-retour des archives ».

Marie-Hélène Peltier, Directeur des Archives départementales du Val-d'Oise
Mars 2015


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