La réinformatisation des Archives départementales

Retour sur un projet de longue haleine

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L'informatisation des Archives départementales du Val-d'Oise avec un logiciel spécifique remonte à 2003. Au fil des années, nombre de procédures ont été prises en charge dans cet outil : le récolement des fonds, l'inscription des lecteurs, la gestion des communications en salle de lecture, la description des caractéristiques matérielles des articles d'archives, la rédaction des instruments de recherche ...

Si ce logiciel métier a longtemps donné satisfaction aux archivistes, l'évolution fulgurante des normes, des technologies et l'apparition de nouveaux enjeux ont progressivement fait émerger la nécessité de recourir à un outil au périmètre fonctionnel élargi.

En 2017, le chantier de la réinformatisation des Archives départementales est lancé. Ses objectifs sont de :

  • pérenniser les fonctionnalités mises en œuvre dans le logiciel « historique » ;
  • répondre aux enjeux de la diffusion des archives sur Internet ;
  • préparer la prise en charge des archives numériques.

Une fois acté le choix d'un nouveau logiciel en juin 2017, l'équipe des archivistes se consacre à l'opération de reprises des données, en d'autres termes à leur transfert d'un environnement informatique vers un autre.

Avec l'aide de la Direction des systèmes d'information du Conseil départemental, un semestre complet a été nécessaire pour mener à bien les travaux de sélection et de récupération des informations utiles à la continuité des activités des Archives départementales. Dans le même temps, l'ensemble de l'équipe a été formé au nouveau logiciel et nombre de procédures et de pratiques sont revues de fond en comble.

C'est le 19 janvier 2018, dans les délais que les Archives départementales s'étaient fixés, que le nouveau logiciel est mis en production.


Quelles nouveautés pour les usagers des Archives départementales ?

Rappelons que le changement de logiciel a nécessité la fermeture de la salle de lecture durant plusieurs semaines (25 décembre 2017-31 janvier 2018). Que nos lecteurs soient ici remerciés de leur patience.

Ce temps était nécessaire aux archivistes pour qu'ils prennent en main leur nouveau logiciel et qu'ils adaptent les procédures de la salle de lecture, tout cela pour assurer aux lecteurs le meilleur accompagnement possible dans leurs recherches futures.

La salle de lecture a rouvert ses portes au public le jeudi 1er février 2018. Quelques modalités pratiques ont évolué parmi lesquelles on peut citer le placement obligatoire en salle ou encore le quota de communications journalières (passé de 10 à 15).

Bien que les lecteurs des Archives départementales ne soient pas amenés à utiliser directement le logiciel métier des archivistes, ils peuvent cependant en constater le changement lorsqu'ils passent commande des cotes qu'ils souhaitent consulter. L'interface graphique est différente mais le principe de commande est resté le même : le lecteur s'identifie et saisit la cote qu'il souhaite consulter.

Bien sûr, comme précédemment, en cas de difficulté les archivistes présents en salle de lecture sont à votre disposition pour vous conseiller dans vos démarches de recherche et de consultation.

Jeanine Gaillard, Service des technologies de l'information dématérialisée
Archives départementales du Val-d'Oise
Mai 2018