Je travaille en commune

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© ADVO, 2013.

Affichage plein écran Détail d'une affiche, 1858. - <p class="description">Détail d'une affiche concernant l'élagage des arbres et des haies, commune d'Epinay-Champlâtreux (Val-d'Oise), 1858, ADVO, E-DEPOT64 103(1).</p>

Détail d'une affiche concernant l'élagage des arbres et des haies, commune d'Epinay-Champlâtreux (Val-d'Oise), 1858, ADVO, E-DEPOT64 103(1).

Affichage plein écran Affiche, 1950. - <p class="description">Affiche annonçant la fête communale, commune de Villers-Adam (Val-d'Oise), 1950,ADVO, E-DEPOT75 1I1(1).</p>

Affiche annonçant la fête communale, commune de Villers-Adam (Val-d'Oise), 1950,ADVO, E-DEPOT75 1I1(1).

Affichage plein écran Page de couverture de registre, 1859-1877. - <p class="description">Registre de délibérations, commune de Vauréal (Val-d'Oise), ADVO, E-DEPOT21 1D2.</p>

Registre de délibérations, commune de Vauréal (Val-d'Oise), ADVO, E-DEPOT21 1D2.

Affichage plein écran Bon de rationnement, 1920. - <p class="description">Bon de rationnement de pain, commune de Bray-et-Lu (Val-d'Oise), 1920, ADVO, E-DEPOT19 4H5.</p>

Bon de rationnement de pain, commune de Bray-et-Lu (Val-d'Oise), 1920, ADVO, E-DEPOT19 4H5.

Affichage plein écran Projet de restauration du clocher, 1934. - <p class="description">Projet de restauration du clocher de l'église, commune de Villers-le-Sec (Val-d'Oise), ADVO, E-DEPOT73 2M3(1).</p>

Projet de restauration du clocher de l'église, commune de Villers-le-Sec (Val-d'Oise), ADVO, E-DEPOT73 2M3(1).

 
 

Vous travaillez dans une commune et vous vous demandez comment gérer les dossiers courants et les archives anciennes de votre commune ? Vous vous posez aussi des questions sur le patrimoine bâti dont votre commune a la charge ? Les informations qui suivent peuvent vous être utiles.


Texte de référence

Le livre II du Code du Patrimoine fixe les responsabilités des collectivités en matière d’archives


Vos responsabilités sur vos archives

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© ADVO 2013.

Les archives d’une collectivité sont placées sous la responsabilité de son exécutif.

À chaque changement d’exécutif, une procédure de récolement doit être engagée. Le procès-verbal doit être signé par les exécutifs sortant et entrant, même s’il s’agit de la même personne ; un exemplaire doit être remis aux Archives départementales


La commune, ou la structure intercommunale, est propriétaire de ses archives. Celles-ci sont publiques, donc imprescriptibles et inaliénables : elles ne peuvent être cédées, vendues ou détruites sans autorisation de l’Etat (voir "Notre rôle pour vos archives").

  • L'entretien des archives est une dépense obligatoire des collectivités.
  • Elles doivent être conservées dans un bâtiment public.
  • Leur communication se fait obligatoirement dans le bâtiment de la mairie ou au siège de la structure intercommunale, sous surveillance d’un agent public.
  • La destruction, le détournement ou la soustraction d’archives publiques par un officier public ou un agent public sont passibles de sanctions pénales.

Les agents publics en charge de la gestion des archives sont tenus au secret professionnel.

Les communes de moins de 2 000 habitants doivent déposer leurs archives historiques aux Archives départementales. Ce dépôt n’entraîne pas de transfert de propriété.

  • La collectivité a aussi la possibilité de confier ses archives, par convention, à la structure intercommunale dont elle est membre. Cette dernière peut également mettre à disposition des communes le personnel compétent en matière de gestion d’archives.

Les établissements intercommunaux peuvent quant à eux gérer leurs archives au sein d’un service propre, ou les confier, par convention, au service d’archives d’une des communes membres.


Notre rôle pour vos archives

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© ADVO, 2013.

Fonctionnaire d’Etat placé sous l’autorité du préfet, le directeur des Archives départementales exerce un rôle de contrôle scientifique et technique auprès des communes, des groupements de communes et de leurs établissements publics. Cela signifie que :

  • Aucune élimination d’archives ne peut se faire sans son autorisation préalable : il doit avoir visé le bordereau d’élimination proposé par l’exécutif de la collectivité concernée avant toute destruction de document.
  • Il se déplace en commune pour s’assurer de l’état ainsi que des conditions de conservation et de communication des documents.
  • Il donne son avis technique sur les projets de restauration papetière et de reliure des archives historiques. Sont également concernés les travaux de construction et d’aménagement de locaux d’archives, qui doivent répondre à des normes précises. À noter : il est possible d’obtenir une subvention du Conseil départemental du Val d’Oise pour la mise en œuvre de ce type de projet.

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© ADVO 2013.

Les Archives départementales remplissent par ailleurs des missions de conseil et d’assistance auprès des collectivités.

Les Archives départementales sont également compétentes pour répondre aux questions concernant la tenue des registres des actes administratifs.

Les questions liées à la communication des documents relèvent de la compétence de la Commission d’accès aux documents administratifs.

 


En cas de sinistre

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© ADVO 2013.

Les Archives départementales doivent être averties dans les 48 heures. Elles pourront alors apporter leur expertise à la collectivité et leurs consignes d’urgence

 

 


Votre commune a la charge d’un patrimoine bâti ancien

Des conseils peuvent vous être donnés par le pôle Inventaire du patrimoine.


N’hésitez pas à nous contacter !

Archives départementales du Val d’Oise :
Service des archives communales et de l’Inventaire du patrimoine
Tél : 01.34.25.36.51
Courriel : archives.sacip@valdoise.fr